Учет в отелях упрощается с Preno и Xero

Бухгалтерский учет в отеле может быть очень сложным. Между комиссиями агентства по отслеживанию, депозитами, счетами, возвратными платежами и сверками — мы, люди, просто не в состоянии справиться с таким уровнем сложности. Бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса, такое как Xero, упрощает ведение бухгалтерского учета, но, учитывая узкоспециализированные требования к бухгалтерскому учету в гостиничной индустрии, даже такое крупное бухгалтерское программное обеспечение, как Xero, может потерпеть неудачу без надлежащей интеграции с вашей системой управления недвижимостью.

Независимо от того, отслеживаете ли вы комиссионные агентства или настраиваете политики групповых платежей, для гостиница рядом крокус экспо любого размера жизненно важно иметь бесшовную интеграцию между своей системой управления недвижимостью (PMS) и программным обеспечением для бухгалтерского учета отеля. Почему? Это экономит бесчисленные часы утомительного администрирования за счет автоматизации.

В этой статье мы познакомим вас с самым простым процессом бухгалтерского учета в отелях, с которым вы когда-либо сталкивались. Это стало возможным благодаря бесшовной интеграции между PMS Preno и бухгалтерским программным обеспечением Xero. Интеграция, которая автоматизирует и упрощает финансовую деятельность вашего отеля.

Готовы забыть о головной боли гостиничного учета и автоматизировать повторяющиеся процессы? Давайте погрузимся!

Зачем использовать Preno с Xero?
У вас есть чем заняться и куда пойти? Вот сжатая версия нашего глубокого погружения в интеграцию Preno + Xero:

Preno автоматически генерирует счета в Xero, чтобы упростить ежедневную, ежемесячную или ежегодную сверку.

Xero может обрабатывать несколько учетных записей, потоки доходов, типы номеров, сборы и многое другое.

Preno и Xero — команда мечты для управления депозитами и предоплаченными бронированиями.

Функции автоматизации Xero могут ежедневно экономить драгоценное время ваших сотрудников.

Интеграция Preno с Xero является наиболее полной из всех PMS и оценена в 5 из 5 звезд в Xero App Store.

Автоматизированные счета
Без такой интеграции, как между Preno и Xero, владельцы гостиниц и бухгалтерии тратят до 10 часов в неделю на составление счетов и согласование счетов. Персоналу обычно приходится вручную вводить платежную информацию или депозиты в свою PMS и систему учета, что фактически удваивает работу.

Если ваша система управления недвижимостью не взаимодействует с вашим бухгалтерским программным обеспечением, вам потребуется вручную ввести такую ​​информацию, как имя гостя, даты бронирования, стоимость номера, сборы и многое другое. Звучит ли это как самый эффективный способ упорядочить вещи?

Поскольку Preno и Xero работают вместе, данные о бронировании автоматически синхронизируются с бухгалтерским программным обеспечением Xero, гарантируя, что счета-фактуры будут полными и точными без каких-либо хлопот. Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что строка вашей банковской выписки соответствует счету-фактуре Xero. Достаточно легко!

Однако, если вы все же хотите внести коррективы в автоматический счет, вы можете это сделать. Когда вы открываете бронирование в Preno, нажмите на ссылку, чтобы получить доступ к счету Xero, внесите необходимые изменения и просто распечатайте или отправьте счет по электронной почте.

Депозиты и предоплаты
Ваш отель требует депозита или предлагает варианты предоплаты? При использовании старой устаревшей PMS (не облачной, как Preno) вы почти можете увидеть, как система зависает или дает вам прялку смерти.

Preno, с другой стороны, создан для простой и быстрой обработки депозитов. Когда гость вносит депозит (или предоплату), платеж регистрируется в Preno, и автоматически генерируется счет. Xero автоматически распределяет платеж по всему счету.

Ссылка на запись также появляется в записи бронирования гостя в Xero для быстрого ознакомления. При выезде вы можете создать для гостя полный счет с подробным описанием платежей, которые они сделали до, во время и после проживания, а также распечатать или отправить его по электронной почте одним нажатием кнопки.

Поддержка нескольких учетных записей
Если мысль о согласовании нескольких потоков доходов в конце месяца беспокоит вас, то пришло время обновить ваше бухгалтерское программное обеспечение и легко интегрировать его с вашей PMS.

Многие отели работают с различными агентствами, отдельными туристическими агентами и другими клиентами, и без системы, которая может сбалансировать их все, отчетность в конце месяца может стать сложной задачей.

Preno и Xero упрощают (и развлекают) процесс выставления счетов, автоматически генерируя счета за бронирование всего за несколько кликов.

Просто откройте бронирование агентства, добавьте депозит или платеж и выберите «Агент по выставлению счетов» в качестве способа оплаты. Автоматически генерируется счет — вуаля!

Преимущества экономии времени
Preno и Xero каждую неделю экономят часы вашего персонала, а поскольку время — деньги, у вашего отеля в переносном смысле появятся дополнительные деньги после перехода на эти приложения.

Сокращая часы повторяющихся административных задач, ваши сотрудники могут тратить больше времени на задачи, улучшающие качество обслуживания гостей. Сокращение количества времени, затрачиваемого на «занятую» работу, — не единственное преимущество. Вы также снижаете вероятность человеческой ошибки при выставлении счетов и платежей, сокращая время, затрачиваемое на восстановление или исправление обслуживания.

Модернизация процесса бухгалтерского учета также дает интересные сведения. Например, интеграция Preno с Xero включает в себя такие детали, как разбивка преимуществ, пунктов обслуживания номеров и сборов, чтобы помочь вашему отелю лучше понимать бизнес-тенденции в режиме реального времени. Инструменты автоматизированной отчетности в Preno и Xero могут выявить ваши самые популярные тарифы и менее популярные заказы на обслуживание номеров и предоставить возможности для достижения дополнительного роста доходов.